Geneza projektu
W ostatnim czasie zauważyłem, że coraz więcej osób publikuje informacje o rozpoczęciu zapisów na ciasta, wędliny, itp. na święta. Dostrzegłem, że pojawia się wiele pytań, a zamówienia zbierane są telefoniczne, e-mailowo lub najczęściej w wiadomości prywatnej. Można inaczej.
Problem
Zbieranie informacji z różnych źródeł, bez odpowiedniego formatu jest trudne i czasochłonne. Problem jest także z przetwarzaniem, bo gdzie te zamówienia są zapisywane? W excelu, na kartce? To dodatkowa warstwa ograniczeń.
Cel
Postanowiłem zbudować prosty system, by ułatwić proces zbierania, gromadzenia i przetwarzania zamówień. Celem miała być oszczędność czasu dla producentów oraz nowe możliwości wynikające np. z wygodnego systemu bazodanowego i posiadania wszystkich danych w jednym miejscu.
Realizacja
Założenia projektu
Jak niemal zawsze - miało być szybko i prosto, jako, że nie wiedziałem czy mój pomysł zyska uznanie. Skupiłem się na meritum, bez dodatkowych funkcji, które “krążyły po głowie”.
Technologia
Postawiłem na 2 dobrze znane mi narzędzia.
Tally.so - tworzenie formularzy, z odpowiednią logiką i integracja z airtable.
Airtable - system bazodanowy, z panelem przeglądu i modyfikacji zamówień, a także statystykami.
Jak działa system?
Dla każdego producenta przygotowywany jest dedykowany formularz oraz baza danych wraz z dashboardem.
Producent w wybranych przez siebie miejscach udostępnia link do formularza, z którego korzystają klienci.
Producent sprawdza i przetwarza zamówienia w wygodnym interfejsie airtable.
Jak powstał system?
Przegląd
Wybór dot. technologii padł dość szybko. Sporo czasu zajęło jednak rozważenie kwestii samej implementacji i kwestii prawnych (zbieranie danych kontaktowych). Rozważałem implementację zarówno na swoich kontach, jak i bezpośrednio na kontach klientów. W zależności od przypadku potrzebna jest umowa, a formularz przede wszystkim musi zawierać informację, prośbę o zgodę i odrębnie przygotowaną politykę prywatności.
Utworzenie formularza w tally.so
Tworzenie formularza jest szybkie i proste, ale drobne problemy pojawiają się, gdy trzeba jednak stworzyć logikę.
Na szczęście tally ma odpowiednie narzędzia, ale wymaga to dość precyzyjnego przygotowania i przewidzenia wielu warunków. Tak było chociażby w kontekście automatycznego przeliczenia wartości produktów.
Im więcej produktów, tym więcej pracy, choć logika jest podobna, o ile nie jednakowa.
Starałem się formularz zrobić możliwie jak najbardziej intuicyjny, stąd wprowadzono:
- automatycznie przeliczane wartości produktów
- automatyczną sumę
- warunkowo pokazywane pola oraz ew. blokowane przyciski przejścia do kolejnego kroku
- sekcję z podsumowaniem
Utworzenie bazy danych airtable
Na podstawie oferty i produktów przygotowałam odpowiedni schemat tabeli.
Postanowiłem ponownie przeliczać wartości produktów (zamiast spisywać je z tally.so), aby umożliwić producentowi nie o tyle edycję zamówień, co wprowadzanie zamówień bezpośrednio w systemie, z pominięciem formularza.
Tyczy się to np. wcześniejszych zamówień lub zamówień złożonych telefonicznie, e-mailowo czy w wiadomości prywatnej. Ma to swoją wadę, bo mamy 2 źródła prawdy jeśli chodzi o cenę i w przypadku zmian musimy zadbać o spójność.
Stwierdziłem, że zamiast udostępniać klientowi samą tabelę - lepiej skorzystać z opcji interfejsu, więc przygotowałem kilka widoków, a także utworzyłem podstawowy panel statystyk.
Integracja obu systemów
Nadeszła pora na połączenie obu systemów. Na szczęście tally.so ma taką możliwość, by dane z formularza bezproblemowo zapisywać w airtable. Wystarczyło wybrać konto, tabelę i odpowiednio powiązać pola.
Podsumowanie
System możliwy jest do zastosowania w wielu przypadkach. Widzę też wiele możliwości jakie dzisiaj zapewniają łatwo dostępne bazy danych no-code i będę próbował dalej je wdrażać w mikro i małych firmach.
